Tiêu đề thư - Letterheads

Những công cụ như email, mặc dù có thể giúp gửi thư đi dễ dàng chỉ bằng vài cú click nhưng lại có vẻ quá phổ biến và thông thường trong thế giới số hóa hiện nay. Nói cách khác, những hình thức thư tín đơn giản này đôi khi phản ánh rằng bạn đang không quá quan tâm và chú trọng đến đối tác làm ăn của mình. Bạn cần phải làm điều gì đó khác đi để gây ấn tượng thực sự mạnh mẽ đến khách hàng. Câu trả lời chính là ở tiêu đề thư.

Tiêu đề thư là gì?

Tiêu đề thư (Letterhead) là phần đầu của 1 lá thư, thường nằm ở góc trên cùng. Thông thường tiêu đề thư sẽ bao gồm logo công ty, tên công ty, địa chỉ, thông tin liên lạc. 1 tiêu đề thư đạt chuẩn sẽ đóng vai trò như 1 nhận diện thương hiệu, khiến lá thư trở nên trang trọng và chuyên nghiệp hơn.

Tiêu đề thư được sử dụng như thế nào?

Nhiều người cho rằng chỉ những công ty lớn mới cần đến tiêu đề thư trong thư từ trao đổi công việc với đối tác. Tuy nhiên thực tế là doanh nghiệp ở mọi quy mô, bất kể là cá nhân, nhỏ hay lớn đều cần sử dụng đến chúng.

Tiêu đề thư được sử dụng rất linh hoạt cho nhiều mục đích khác nhau

Lập hóa đơn

Ghi biên bản hay thông báo

Gửi thông tin đến các đối tác kinh doanh

Đệ trình các kiến nghị

Tiêu đề thư không chỉ được chú trọng sử dụng ở văn phòng nữa, mà thực tế nhiều người vẫn đang tận dụng nó cho mục đích cá nhân ngay tại nhà nhờ các công cụ tạo tiêu đề thư online

Vai trò chủ yếu của tiêu đề thư trong thư tín thương mại

Trong phần này, hãy cùng tìm hiểu xem tiêu đề thư có thể giúp gì trong việc phát triển doanh nghiệp

1. Vai trò cơ bản của tiêu đề thư

Mỗi công ty đều có 1 tiêu đề thư riêng. Chúng đóng 1 phần vai trò trong việc lan tỏa hình ảnh thương hiệu và giúp phân biệt các doanh nghiệp với nhau. Thông thường, khách hàng sẽ dễ dàng nhận diện được các thương hiệu nhờ logo được gắn ở tiêu đề thư

Đó chính là lý do vì sao chúng ta không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của tiêu đề thư. Biết cách sắp xếp bố cục của tiêu đề thư và gắn logo vào một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tích cực về hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng

2. Tài liệu hợp pháp

Tiêu đề thư thường được sử dụng trong những tình huống trao đổi thông tin chính thức bởi vì nó được xem như 1 tài liệu hợp pháp của doanh nghiệp

3. Thể hiện sự chuyên nghiệp

Khách hàng sẽ luôn cảm thấy hài lòng khi những thứ họ nhận được thể hiện sự trang trọng từ công ty. 1 tiêu đề thư và bản chất cũng là thứ trang trọng như vậy. Và việc thể hiện tiêu đề thư như thế nào cũng sẽ giúp nhấn mạnh hơn sự chuyên nghiệp ở công ty trong mắt khách hàng

Trong cảm nhận của hầu hết khách hàng, họ có thể không xem xét đến quy mô công ty, nhưng 1 tiêu đề thư chuyên nghiệp sẽ thể hiện được khả năng và tiềm năng của công ty đó trong tương lai. Nếu không có nó, lá thư trao đổi bạn gửi cho khách hàng sẽ trở nên thật cụt lủn và thiếu trang trọng, từ đó khách hàng sẽ dấy lên mối nghi ngờ về khả năng của công ty bạn

Đó cũng chính là lí do tại sao các doanh nghiệp lớn nhỏ đều đang cố gắng cá nhân hóa hình ảnh của mình đến khách hàng bằng tiêu đề thư.

4. Tiêu đề thư là một nhân viên bán hàng

Không chỉ đại diện cho toàn bộ hình ảnh doanh nghiệp, tiêu đề thư còn giúp thúc đẩy và phát triển thương hiệu. Điều này là dễ hiểu bởi người đọc thư phải bị ấn tượng bởi 1 tiêu đề thư bắt mắt trước khi họ quyết định có tiếp tục đọc nội dung lá thư hay không

Thêm 1 lý do nữa lý giải tại sao tiêu đề thư lại không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào: Một tiêu đề thư được thiết kế ấn tượng và khôn ngoan có thể giúp tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Như vậy, nếu tiêu đề thư đó đủ hấp dẫn, nó đã thành công trong việc quảng bá hình ảnh của thương hiệu

5. Thuyết phục khách hàng

Ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng bởi nó sẽ là thứ thuyết phục và khuyến khích khách hàng tiếp tục theo dõi. Trong trường hợp này, tiêu đề thư đẹp sẽ thu hút khách hàng đọc toàn bộ nội dung thư

Hãy thể hiện những thông tin chi tiết nhất và doanh nghiệp của bạn ở tiêu đề thư, để khách hàng cảm thấy tin tưởng và hiểu sơ bộ về tầm nhìn của công ty bạn

Hơn nữa, mục đích của tiêu đề thư cũng chính là tạo cảm giác chính thống cho lá thư, rằng nó được gửi từ 1 doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp, chứ không phải tầm thường hay lừa đảo

6. Công cụ Marketing

Tiêu đề thư cung cấp cho người xem( có thể sẽ là khách hàng trong tương lai) thông tin liên lạc cụ thể, chính xác để họ có thể trực tiếp liên hệ 1 cách dễ dàng

Nói cách khác, tùy thuộc vào hình thức của tiêu đề thư, nó có thể trở thành 1 công cụ thu hút khách hàng tiềm năng từ đó giúp tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp

Những điều cần chú ý khi thiết kế tiêu đề thư

Bạn đã biết về tiêu đề thư cũng như vai trò quan trọng của nó, vậy những lưu ý để làm nên 1 tiêu đề thư ấn tượng thì sao? Dưới đây là 1 số yếu tố giúp chúng trở nên xuất sắc hơn

Kích thước: Nên để kích thước tiêu đề là 900x100px

Mẫu tiêu đề: Trong số rất nhiều lựa chọn về tiêu đề thư, hãy chọn loại tiêu đề có thể dễ dàng đặt ở căn giữa khổ giấy

Độ phân giải: Độ phân giải nên đặt là 300 dpi